経費精算システムとは？導入前に知っておくべき機能・メリット・選び方まで徹底解説
- FA
- 8月11日
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目次経費精算システムとは？導入前に知っておくべき機能・メリット・選び方まで徹底解説
経費精算システムとは？
経費精算システムとは、社員が立替えた交通費・出張費・接待交際費などの経費を、申請・承認・会計処理・支払いまで一括して管理できるクラウド型またはオンプレミス型のシステムです。
経費精算業務の現状課題日本の多くの企業では、いまだに経費精算を紙やExcelで行っています。こうした運用には以下のような課題があります。
時間的負担領収書を糊付けしたり、Excelに手入力したりする作業は非常に時間がかかります。特に出張が多い社員は、月末にまとめて精算するため入力量が膨大になります。
ヒューマンエラーの多発金額の入力ミスや領収書の紛失は日常茶飯事。確認作業が増え、承認者や経理担当の負担が大きくなります。
承認遅延上長が不在だったり、紙書類がデスク上に積まれたままになったりして、承認が滞るケースが少なくありません。
コンプライアンスリスク社内規程に違反する経費や不正精算が紛れ込む可能性があります。
システム化による改善経費精算システムを導入すると、申請から承認、会計処理、振込までがオンラインで完結します。
たとえば、社員はスマホで領収書を撮影するだけ。OCR機能が金額・日付・店舗名を自動で読み取り、申請書が自動作成されます。承認者は外出先からでもスマホで承認可能。経理は自動で仕訳が作成され、会計ソフトに連携されます。これにより、経費精算の工数削減・スピード化・ミス防止が一度に実現できます。
主要な機能一覧
申請機能（OCR対応・モバイル申請）領収書のスマホ撮影 → 自動入力文字認識（OCR）が金額や日付を正確に読み取り、手入力がほぼ不要になります。
交通費自動計算 ICカードの履歴取り込みや経路検索APIとの連携で、定期区間を除いた正確な交通費を自動算出します。
出張精算 宿泊費・日当・交通費を一括管理でき、申請の手間が大幅に軽減されます。
承認機能（自動分岐・差戻しコメント）自動承認ルート 金額や経費区分に応じて、あらかじめ設定した承認者へ自動で回付。
差戻し・コメント機能 不備があれば即時に差戻しとコメント送信が可能。申請者はすぐに修正できます。
仕訳・振込（FBデータ自動生成、会計ソフト連携）会計ソフト連携 弥生会計、freee、マネーフォワードなど主要会計ソフトと連動し、仕訳を自動登録。
振込データ自動作成 FBデータを生成し、銀行振込までの処理を効率化。
経費分析・マスタ管理（可視化・最適化）部署別・費目別の経費使用状況を可視化
上限金額や社内規程違反を自動チェック
不正や無駄な支出の抑止に貢献
セキュリティ・内部統制機能操作履歴や承認履歴を全て記録
電子帳簿保存法やインボイス制度に対応
ペーパーレス化で保管コスト削減
導入によるメリット
従業員（申請者）のメリットスマホ申請で外出先からでも精算可能
領収書提出や入力の手間を削減
承認者のメリット外出中でもモバイル承認が可能
承認スピードの向上で支払い遅延を防止
経理担当者・経営層のメリット自動仕訳で作業時間を大幅削減
不正経費や規程違反をリアルタイムで防止
経費データの分析でコスト最適化が可能
デメリット・注意点
導入・運用コスト月額費用や初期設定費用が発生します。ただし、長期的には人件費削減やペーパーレス化によるコスト削減が見込めます。
社内ルールや運用変更の必要性システム導入に伴い、経費規程や申請ルールの見直しが必要です。
操作性や定着のハードル年齢層やITスキルによっては慣れるまで時間がかかる場合があります。導入時の研修やサポート体制が重要です。
選び方のポイント
必要機能を明確にするOCR、ICカード連携、会計ソフト連携など、自社にとって必須の機能をリストアップ。
法対応の有無を確認電子帳簿保存法やインボイス制度への対応は必須。将来の法改正にも柔軟に対応できるかを確認します。
使いやすさとサポート体制無料トライアルを活用し、操作性を現場の社員にも確認してもらいましょう。導入後のトラブル対応スピードや研修サポートも評価ポイントです。
実際の導入事例
事例1：製造業A社（従業員300名）課題：A社では、全国の営業拠点から毎月約1,000件の経費申請が紙ベースで提出されていました。経理担当は領収書を一枚ずつ確認・仕訳し、月末は深夜まで残業が続く状態でした。
導入後の変化
スマホ申請とOCR機能により、手入力がほぼゼロに
会計ソフトと自動連携し、仕訳作業時間を月40時間削減
承認スピードが平均3日→1日に短縮
紙保管が不要になり、保管スペースを年間10㎡削減
効果まとめ
「経費精算に関わる全員の負担が減り、経理チームはコスト分析や予算管理などの付加価値業務に時間を割けるようになった」
事例2：IT企業B社（従業員80名）課題：スタートアップでスピード経営を目指していたB社は、経費精算がExcelベースで非効率。申請・承認が遅れ、立替金の返金に時間がかかることで社員満足度も低下していました。
導入後の変化
モバイル承認により、出張中の役員でも即時承認可能に
社内規程違反の経費は自動でアラート表示
立替金の返金までの期間が平均15日→5日に短縮
効果まとめ
「社員からの不満がほぼゼロになり、承認者・経理担当者のストレスが大幅に減った」
よくある質問
Q1. 経費精算システムは小規模企業にも必要ですか？A. はい。従業員数が少なくても、申請・承認・会計処理を効率化するメリットは大きいです。月に数件でも、システム化によって入力ミスや書類紛失のリスクを減らせます。特にリモートワーク環境では導入効果が顕著です。
Q2. 導入コストはどれくらいかかりますか？A. 一般的に、クラウド型は1ユーザーあたり月数百円〜数千円程度。初期設定費用が別途かかる場合もあります。紙管理の人件費や保管費用を考えると、半年〜1年程度で投資回収できるケースが多いです。
Q3. OCRの読み取り精度はどの程度ですか？A. 最新のシステムでは90〜99%の精度があります。フォントや印字状態によっては誤認識もありますが、再入力や修正機能で簡単に対応できます。
Q4. 電子帳簿保存法やインボイス制度には対応できますか？A. 多くのクラウド型経費精算システムは対応済みです。電子データとして領収書を保存できるため、紙の原本保管が不要になります。ただし、システムごとの対応状況は事前に確認しましょう。
Q5. 導入時の社内教育は必要ですか？A. 初期は操作説明会やマニュアル配布がおすすめです。操作が簡単なシステムでも、最初の1〜2か月はサポート窓口を活用しながら定着を図るとスムーズです。
まとめ
経費精算システムは、単なる経理の効率化ツールではなく、会社全体の業務スピード・透明性・社員満足度を高める基盤です。導入事例からもわかるように、業種・規模を問わず大きな効果を発揮します。これから導入を検討する場合は、必要な機能・法対応・サポート体制をしっかり比較し、自社に最適なシステムを選びましょう。
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